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#248 Tipps & Tricks für mehr Zeit

Zeitmanagement für Gastronomen

Gastronomen haben meist 25 Sachen gleichzeitig zu erledigen. Sie müssen die Mitarbeiter verwalten und führen, mit Lieferanten verhandeln, mit der Bank sprechen, Gäste “bespaßen”, Dienstpläne erstellen bzw. checken, Marketing machen und vieles mehr. Und so ganz nebenbei müssen Gastronomen dafür sorgen, dass Ihr Laden läuft und auch zukünftig wettbewerbsfähig bleibt. Vielleicht will man auch mal Zeit haben, über neue Projekte nachzudenken und das Geschäft weiter nach vorne zu bringen.

Um produktiver zu arbeiten, müssen Prioritäten geschaffen werden. Was muss wirklich getan werden und was kann erst einmal liegenbleiben. Hier nun fünf Tipps, um produktiver zu arbeiten und am Ende mehr Zeit für die wichtigen Dinge oder auch ein Privatleben zu haben:

1. Analysieren Sie Ihren Tag

Um am Ende besser arbeiten zu können und mehr Zeit zu haben, müssen Sie sich zunächst einmal Ihre bisherigen Tage anschauen. Machen Sie sich die Mühe und notieren Sie ganz genau, was Sie den ganzen Tag über machen … und das eine Woche lang. Dabei werden Sie sicher gewisse Muster erkennen, an denen Sie sich dann weiter orientieren können.

Notieren Sie sich ebenfalls Besonderheiten der Tage. Wie viele Stunden verbringen Sie am PC? Werden Sie beim Erledigen der Buchhaltung ständig vom Telefon unterbrochen und müssen sich immer wieder neu eindenken? Lassen Sie sich von den ständig eingehenden Emails immer wieder ablenken? Kommt ständig ein Mitarbeiter herein und fragt sie irgendetwas? Brauchen Sie regelmäßig mehr Zeit für Ihre Mitarbeitermeetings als anberaumt? Genau um diese “Störungen” und möglichen “Löcher” geht es. Diese müssen Sie finden, um mehr Zeit zu gewinnen.

2. Der “Wunschstundenplan”

Jetzt wissen Sie, welche Aufgaben Sie haben und welche zudem zu lange dauern. Jetzt müssen Sie einen “Wunschstundenplan” erarbeiten. Nehmen Sie am besten ein 30 Minuten-Raster für den Tag und tragen Sie dort Ihre geplanten Aufgaben ein. Was wollen Sie an dem Tag schaffen und wann wollen Sie das tun?

Nun gilt es, diesen Plan auch einzuhalten. Setzen Sie klare Prioritäten – auch wenn es Ihnen am Anfang sicher schwerfällt, müssen Sie sich daran gewöhnen. Lernen Sie zu delegieren und nur die wirklich wichtigen Dinge selbst zu erledigen. Ziehen Sie das für mindestens 14 Tage so durch und eleminieren Sie Störungen, die Sie von der Arbeit ablenken. Sie könnten z.B. während der Arbeit an der Buchhaltung den Service bitten, keine Anrufe durchzustellen. Auf diese Weise können Sie konzentriert durcharbeiten.

3. Nutzen Sie Helferlein (Apps)

Es gibt eine schier unendliche Menge an tollen Apps zur Steigerung der Produktivität. Von einfachen Kalendern mit Erinnerungsfunktionen, über Online-Dienstpläne bis hin zu Projektmanagement-Apps. Hier eine kleine Auswahl an tollen kleinen Helferlein:

12 Apps zur Steigerung der Produktivität (externer Link)
Effektiver Arbeiten – 10 Top Apps (externer Link)
Dienstplan-Apps
Hootsuite

4. Keine Angst vorm Delegieren

Ist es nicht immer dasselbe? Man sagt sich: Bis ich das jemandem erklärt habe, kann ich es auch gleich selbst machen. Ganz falsche Denke!!! Sie müssen lernen zu delegieren. Das hat viele viele Vorteile. Zum einen haben Sie eine Aufgabe aus dem Kopf (und dadurch gefühlt weniger Druck). Zum anderen müssen Sie es natürlich ein- oder zweimal erklären, aber danach haben Sie einen echten Zeitvorteil, weil es jemand anderes machen kann. Es nimmt auch Druck von Ihnen wenn Sie z.B. daran denken, einmal ein paar Tage nicht da zu sein. Sie wissen, dass die Aufgabe dennoch erledigt wird.

Suchen Sie sich eine wirklich zeitaufwendige Aufgabe aus und lernen Sie einen (oder auch mehrere) andere Mitarbeiter ein. Haben Sie dabei keine Angst vor sensiblen Daten oder komplexen Aufgaben. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern und machen Sie klar, welche Verantwortung diese haben. Auch für die Mitarbeiter ist dies ein toller Vertrauensbeweis und wird deren Motivation fördern.

Am Ende werden Sie wieder ein wenig mehr Zeit haben, sich um das Geschäft zu kümmern und sich nicht mit lässtigen Kleinigkeiten aufzuhalten.

5. Stichwort: Automatisierung

Viele machen noch alles mit Hand – vom Reservierungsbuch bis hin zum Aussenden von Newslettern. Dabei gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, lässtige und zeitaufwendige Prozesse zu automatisieren. Nutzen Sie diese Möglichkeiten und gewinnen Sie dadurch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge des Geschäftsalltags. Hier einige Beispiele:

+ Online Dienstpläne
Newsletter versenden
+ Buchhaltung
+ Bestellwesen & Kommunikation mit den Lieferanten
+ Buchungssysteme / Reservierungen
+ CRM (Kundenmanagement Programme … einfach mal googlen)


Produktiv zu arbeiten muss man lernen. Es kommt nicht einfach von alleine und braucht Zeit. Werden Sie nicht ungeduldig und lernen Sie Schritt für Schritt besser und weniger zeitfressend zu arbeiten. Bleiben Sie am Ball und in Ihrem Zeitplan (Tagesplan). Wenn Sie die vorstehenden Tipps umsetzen, gewinnen Sie jeden Tag mehr Zeit dazu. Zeit, die Sie nicht zuletzt auch für die Familie haben werden.