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#256 Zehn Tipps für Ihr Mitarbeiter-Handbuch

Ein Handbuch schafft klare Richtlinien

Mit einem Handbuch für Ihre Mitarbeiter schaffen Sie klare Richtlinien für Ihre Gastronomie. Sie müssen zum Beispiel nicht jedem neuen Kollegen erklären, ob er Schmuck bei der Arbeit tragen darf oder wie er sein Handy während der Arbeitszeit nutzen kann (oder auch nicht). Ein Handbuch schafft Sicherheit auf beiden Seiten. Als Betreiber kann man sicher sein, dass alle Mitarbeiter wissen, was Sie von ihnen erwarten und als Mitarbeiter weiß man genau, was man darf und was nicht.

Tipps für Ihre Mitarbeiter-Handbuch

+ Erstellen Sie eine allgemeine Vorlage und Übersicht
Zunächst einmal sollten Sie sich überlegen, wie das Handbuch aufgebaut werden soll. Machen Sie sich eine allgemeine Vorlage, so dass später alle Seiten gleich aussehen und Sie auch Änderungen verfolgen können. So sollte z.B. ganz oben natürlich die Überschrift vermerkt sein und die Zielgruppe (meist alle Mitarbeiter / aber es wird sicher auch spezielle Anweisungen für spezielle Gruppen geben wie z.B. Arbeitsschutz für Köche). Zum Beispiel in der Fußzeile könnten Sie die Version und/oder das Veröffentlichungsdatum ergänzen. Die könnte dann so aussehen: Version 1.0 – 08/2018.

Erstellen Sie dann ein Inhaltsverzeichnis mit allen Themen, die Sie in dem Buch behandeln möchten. Schauen Sie sich hierzu auch den Artikel -> Mitarbeiterhandbuch hier auf der Website an und beachten Sie die weiteren Links am Ende dieses Artikels.

+ Erzählen Sie etwas über den Betrieb
Zu Beginn sollten Sie die Geschichte Ihres Betriebes erzählen. Wie hat alles angefangen? Wer sind die Macher? Was ist Ihre Unternehmensphilosophie? Wer ist Ihre Zielgruppe? Erzählen Sie außerdemlustige Geschichten aus dem Alltag. Das schafft Verbindung und insbesondere neue Mitarbeiter erhalten einen tiefen Einblick.

+ Ein Handbuch ist kein Vertrag
Machen Sie klar, dass ein Mitarbeiterhandbuch kein Vertrag ist und dass die Regelungen hierin nicht die Regelungen des Arbeitsvertrages ersetzen. Vielmehr ist das Handbuch eine Sammlung von Standards, von Vorgaben und Arbeitsanweisungen.

+ Lassen Sie sich den Empfang schriftlich bestätigen

Immer, wenn Sie ein Handbuch an einen neuen Mitarbeiter aushändigen (oder eine aktualisierte Version an alle Kollegen), sollten Sie sich den Empfang schriftlich bestätigen lassen. Dies verleiht dem Handbuch eine größere Bedeutung und keiner kann sich rausreden, dass er das eine oder andere “noch nie gehört hat”.

+ Bleiben Sie flexibel
Bei der Formulierung Ihrer Standards sollten Sie zwar so klar wie möglich sein, aber auch flexibel bleiben. Man kann nicht immer an alles denken oder jeden besonderen Fall berücksichtigen.

+ Lassen Sie es nicht nach Gesetzbuch aussehen
Bringen Sie bei der Gestaltung des Handbuchs Spaß mit hinein. Machen Sie es nicht zu einem langweiligen Stück Papier. Ergänzen Sie Comics, Zeichnungen oder lebhafte Fotos. Nutzen Sie eine klare und gut lesbare Schriftart. Fragen Sie doch einmal Ihre Mitarbeiter, wer ggf. eine eigen erstellte Zeichnung beitragen möchte. An den Stellen, an denen es auf wirklich erntshaften Inhalt ankommt wie z.B. der Abschnitt über Diskrimminierung, sollten Sie natürlich sehr seriös an das Thema herangehen. Bei Vorgaben zum äußeren Erscheinungsbild hingegen, könnten Sie mehr Spaß mit einbringen.

+ Einwände und Verbesserungsvorschläge ernst nehmen

Seien Sie stets offen für Einwände gegen die eine oder andere Vorgabe oder auch Verbesserungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie sich gleich um solche Dinge kümmern, können Sie später nicht zu einem wirklichen Problem werden.

+ Handbuch gedruckt, online, am schwarzen Brett …
Wie gesagt, eine gedruckte Kopie sollte jeder Mitarbeiter gegen Unterschrift erhalten. Das muss aber nicht heißen, dass das die einizigen Kopien sind. Machen Sie es allen Kollegen so einfach wie möglich und stellen Sie das Handbuch z.B. auf Ihre Mitarbeiter-Website, ins Intranet, in Ihre interne App, in Ihre Mitarbeiter-Whatsapp-Gruppe, etc.

+ Ein Rechtsanwalt sollte sich das Handbuch ansehen
Insbesondere wenn Sie das Handbuch zum ersten Mal erstellen, sollten Sie vor der Ausgabe an die Mitarbeiter einen Anwalt zu Rate ziehen. Am besten eignet sich ein Fachanwalt für Arbeitsrecht. Er soll einfach sicherstellen, dass Sie sich hier keine Probleme schaffen und Ihnen das Handbuch am Ende zum Verhängnis wird. Bei späteren Überarbeitungen müssen Sie nicht unbedingt jedesmal wieder den Anwalt mit einbeziehen – außer bei heiklen Themen.

+ Aktualisieren und überarbeiten
Ein solchen Handbuch ist kein in Stein gemeißeltes Gesetz. Es sollte “leben” und ständig angepasst werden. Um den Verwaltungsaufwand (ausdrucken, verteilen) zu optimieren, könnten Sie an eine 6-monatige Ausgabe denken. In diesem Zeitraum können Sie die Themen ergänzen, ändern oder anpassen.

Links zum Thema Mitarbeiter-Handbuch