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#291 Vertrauen ist gut … Kontrolle ist besser

Eine amerikanische Statistik besagt, dass rund 75% aller Mitarbeiter in der Gastronomie schon mal ihren Arbeitgeber beklaut haben und sich der Schaden daraus alleine in den USA auf bis zu 5 Milliarden Dollar beläuft. Das sind alarmierende Zahlen. Natürlich will man von seinen Mitarbeitern etwas anderes denken. Man hat sie schließlich selbst ausgesucht und vertraut ihnen und dem eigenen Bauchgefühl.

Wenn es um unsere persönlichen Daten geht, sind wir alle unheimlich vorsichtig. Wir schützen uns mit Software vor Viren und Hackern, vergeben vermeidlich sichere Passwörter und achten in jeder Hinsicht auf die Sicherheit unserer Angaben. Aber Datenklau ist nicht die einzige Gefahr, die unserem Geschäft droht. Leider müssen wir uns auch darauf einstellen, dass es einige Mitarbeiter gibt, die nicht ehrlich sind und uns beklauen … und das auf sehr unterschiedliche Art und Weise.

In der Gastronomie ist leider auch die Versuchung sehr groß. Es wird noch viel mit Bargeld hantiert und die wirklichen Kontrollmöglichkeiten sind begrenzt. Hinzu kommt der ständige Zugang zu Speisen und (teuren) Getränken. Aber auch an anderen Stellen lauert möglicher Diebstahl. Nachfolgend habe ich Ihnen fünf verschiedene Bereiche zusammengestellt, in denen Gefahr drohen könnte. Ausserdem jeweils Wege, um sich dafür zu schützen bzw. besser vorzubeugen:

1. Handy-Pausen

Sie werden sich vielleicht im ersten Moment fragen, was Handy-Pausen mit Diebstahl zu tun haben … aber sehen Sie selbst. Ihre Mitarbeiter spielen während der Arbeitszeit mit ihren Handys und das immer mal wieder über den Tag verteilt. Wenn sie nur einmal in der Stunde für 2 Minuten mit dem Handy zugange sind, summiert sich diese Zeit am Tag auf 16 Minuten und im Monat auf 352 Minuten oder knapp 6 Stunden!!! Das sind 6 Stunden wertvoller Arbeitszeit, die Sie bezahlen müssen.

Aber das ist nicht der einzige Aspekt. In der Zeit der Handynutzung können sich die Mitarbeiter nicht auf die Gäste konzentrieren. In der gleichen Zeit hätten Sie auch am Gast sein und vielleicht ein zweites Getränk verkaufen können. Es geht Ihnen also auch Umsatz verloren. Oder aber die Zeit hätte für Mise en place Arbeiten genutzt werden können, so dass eine optimale Vorbereitung auf die nächste Servicezeit gewährleist ist. Ist nämlich diese nicht gut vorbereitet, führt dies zu weniger effizientem Service, zu Wartezeiten für die Gäste und am Ende zu Umsatzverlust. Finden Sie es nicht auch verblüffend, wie sich 2 Minuten Handyzeit auf Dauer auswirken können?

Vorbeugung
Zum einen sollten Sie eine klare Handyregelung haben. Im besten Fall verfügen Sie über kleine abschließbare Fächer, in denen die Handys vor der Arbeit eingeschlossen werden müssen. Die Nutzung ist nur in den Pausen erlaubt. Zum anderen sollten Sie daher auch eine klare Pausenregelung haben.

2. Falsches Bonieren

Ein Gast sitzt bei Ihnen an der Bar und bestellt einen teuren Whisky. Er zahlt die 9 Euro gleich in bar. Der Mitarbeiter boniert aber anstelle des teuren Whiskys einen Jägermeister für 2 Euro. Bei der Abrechnung dann steckt er sich die Differenz zwischen dem Betrag des Z-Abschlags und des tatsächlichen Kassenbestands in die Tasche. Wenn der Mitarbeiter es geschickt anstellt, wird dies auch bei einer Inventur nur schwer nachzuvollziehen sein … außerdem ist es dann auch schon zu spät, um einen direkten Zusammenhang zu erkennen.

Vorbeugung
Sie könnten eine neue Form der Tagesabrechnung einführen. Hierbei erfahren die Mitarbeiter nicht, wie hoch der Tagesumsatz sein sollte. Sie müssen einfach den gesamten Kassenbestand in den Tagessafe werfen.

3. Essen und Trinken

Dies ist sicherlich der größte Bereich mit vielen Facetten und Möglichkeiten, um Sie zu beklauen. Hier einige Beispiele:

+ Ein Koch nimmt sich immer mal wieder ein Kilo Rinderfilet aus dem Kühlhaus mit nach Hause.
+ Ein Servicemitarbeiter nimmt immer mal einen Schluck aus der Wodkaflasche.
+ Ein Kellner “leiht” sich gerne mal eine Flasche Sekt für sich und seine Verlobte.
+ Ein Mitarbeiter an der Bar lädt regelmäßig Freunde zum Trinken ein (die dann natürlich nicht bezahlen).
+ Nach Feierabend trinken alle Mitarbeiter ein paar Bier oder Schnäpse zusammen. Oder sie laden sogar noch Freunde mit ein.

Vorbeugung
Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugang zum Lager oder den Kühlhäusern. Lassen Sie diese von vertrauenvollen Kollegen abschließen und verwalten. Regelmäßige Inventuren können größere Misstände aufdecken und alleine die Tatsache, dass Kontrollen durchgeführt werden, werden einige abschrecken. Lassen Sie für jeden Freidrink der rausgeht einen speziellen Bon schreiben mit genauer Erklärung warum. Gehen Sie außerdem mit gutem Beispiel voran und lassen Sie auch Ihren eigenen Verbrauch (und den für Ihre Freunde) dokumentieren. Was Sie später mit diesen Aufzeichnungen machen, ist Ihnen ja überlassen.

4. Stornos

Im Idealfall haben Sie einen vertrauenwürdigen Restaurantleiter und Küchenchef. Sie vertrauen ihnen und überlassen ihnen die Schlüssel zum Restaurant, den Lagern und Kühlhäusern. Außerdem sind sie diejenigen, die Stornos und kostenlose Drinks genehmigen müssen. Leider “macht Gelegenheit Diebe” und der großen Versuchung können manche nicht widerstehen. So könnte Ihr Restaurantleiter am Tagesende mal eben die eine oder andere Position (oder sogar einen ganzen Tisch) aus dem System stornieren und sich das Geld einstecken.

Vorbeugung
Genau so wie Sie sich die Umsatzzahlen anschauen, sollten Sie sich auch jeden Tag genau die Stornos ansehen. Wer hat wann welchen Storno veranlasst und genehmigt? Lassen Sie für jeden Storno einen Extrabeleg schreiben mit genauer Begründung und Unterschrift.

5. Bons doppelt nutzen

Dieses Vorgehen ist ein wenig komplizierter, dennoch ein “toller” Weg, um sich Bargeld aus der Kasse nehmen zu können. Folgender Fall: An einem Tisch gehen mehrere Biere Ihrer Hausmarke. Der Tisch bezahlt, braucht aber keine Rechnung. Die Rechnung wird also zunächst einmal weiter als offen (unbezahlt) im System belassen. Nun kommt ein neuer Tisch und bestellt ebenfalls einige Biere Ihrer Hausmarke. Anstatt diese neu zu buchen, werden sie einfach von dem alten (aber noch offenen Tisch) auf diesen neuen umgebucht. Am Tagesende kann sich der Service diese Differenz einstecken. Beide Tische hatten jedoch einen richtigen Beleg mit allen Positionen darauf.

Vorbeugung
Legen Sie fest, dass Getränke nur gegen Bon fertiggemacht werden dürfen an der Bar. Legen Sie außerdem fest, dass Gästen bei Bezahlen stets eine komplett abgeschlossene Rechnung vorgelegt werden muss. Checken Sie regelmäßig die “Verweildauer” von Tischen. Ihr Kassensystem kann Ihnen dies sicher auswerten. Liegt diese Verweildauer bei manchen Kellnern weit über dem Durchschnitt sollten Sie sich das einmal genauer ansehen.

Es wird immer Schlupflöcher geben

Auch wenn Sie meinen, alle Tricks zu kennen … es wird immer Mittel und Wege geben, Sie zu beklauen. Sie sollten aber zumindest alle bekannten Lücken schließen, um Ihr Risiko zu minimieren.

Aber noch viel wichtiger ist es, eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen. In einem vertrauensvollen und von Werten geprägtem Umfeld werden Mitarbeiter sich deutlich weniger beklauen. Loyale Mitarbeiter werden nicht einfach unerlaubt ein Bier trinken oder eine Flasche Wodka mit nach Hause nehmen. Bitte beachten Sie hierzu die nachfolgenden Links:

Machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Stars
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Eine gute Unternehmenskultur ist wichtig