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#351 Die Lockdown-Zeit sinnvoll nutzen

Immer positiv denken

Man sollte stets versuchen, den Dingen etwas Positives abzugewinnen – so auch der Zeit des Lockdowns. Endlich hat man mal Zeit, Dinge anzugehen, die im laufenden Geschäft auf der Strecke bleiben. Ich möchte Sie heute, im Rahmen der Digitalisierung des Unternehmens, auf die Umstellung der Personalverwaltung (HR Software) aufmerksam machen. Da eine solche Umstellung zeitaufwendig ist, eignen sich die folgenden Wochen und Monate ideal dafür. Wir möchten Ihnen hier Entscheidungshilfen geben, Möglichkeiten aufzeigen und verschiedene Programme vorstellen.

Auf was sollten Sie bei der Wahl achten?

Mit HR Software (HR= Human Resources = Personalarbeit) wird der Verwaltungsaufwand im Bereich der Personalarbeit start vereinfacht. Gute HR Systeme unterstützen die Personalarbeit und erledigen Routinearbeiten automatisch. Oft wird hier mit intelligenten und mitdenkender Technik gearbeitet.

Durch die Vereinheitlichung von Aufgaben und Vorgängen spart man viel Zeit und auch Kosten. Die Erfassung der Daten wird erleichtert und oft helfen Assistenten bei der Nutzung der Software. So können auch Mitarbeiter, die keine Personalfachausbildung haben, die Personalarbeit übernehmen. Heutige HR-Software ist zudem voll DSGVO konform und so ist man im Bereich des Datenschutzes auf dem neuesten Stand. Meist kann man von überall auf die Software zugreifen und ist so stets voll im Bild. In vielen Fällen haben auch die Mitarbeiter selbst beschränkten Zugang und Informationsanfragen in der Personalabteilung werden reduziert.

Anforderungen an eine gute HR Software

Um die richtige Software auszusuchen, ist es besonders wichtig sich über die Anforderungen an eine gute HR Software bewusst zu sein. Was ist für Sie wichtig? Was muss die Software (abgesehen von den fachlichen Themen) können? Hier eine Liste möglicher Kriterien:

Datensicherheit: Die Software muss den Anforderungen des DSGVO entsprechend und die Daten im Bereich der EU speichern.

Fachliche Anforderungen: Im nächsten Abschnitt werden wir über die fachlichen Bereiche der Personalarbeit sprechen. Wie viele dieser Bereiche sollen in der Software abgedeckt werden? Welche Bereiche sind für sie besonders wichtig? Wo liegt das Hauptaugenmerk? Was brauchen Sie wirklich?

Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte leicht und intuitiv zu bedienen sein, ohne Benutzerhandbücher wälzen zu müssen. Hier schon mal ein Tipp: Vereinbaren Sie einen Demotermin und lassen Sie sich die Software im realen Einsatz zeigen.

Support: Da man immer mal Fragen hat oder Probleme auftauchen können, ist auch der Support ein wichtiges Auswahlkriterium. Ist ein gewisser Basis Support im Preis eingeschlossen oder muss man jedes Mal bezahlen, wenn man sich an den Anbieter wendet?

Skalierbarkeit und Mandantenfähigkeit: Kann die Software leicht erweitert werden, wenn man mehr Mitarbeiter einstellt oder man einen zweiten Betrieb übernimmt?

Bewertungen: Prüfen Sie Meinungen und Bewertungen die es im Netz zu der Software gibt. Wie sind die Nutzermeinungen? Welche Probleme scheint es zu geben? Wie seriös ist der Anbieter?

Weiterentwicklung: Wird die Software ständig weiterentwickelt und z.B. neuen gesetzlichen Anforderungen angepasst? Erfolgen laufende Verbesserungen und Updates?

Integration und Kompatibilität: Wie gut versteht sich die Software mit anderen Systemen wie z.B. bereits vorhandene Dienstplan Software, Zeiterfassung, DATEV, etc.?

Sicherheit und Rechteverwaltung: Das System sollte natürlich absolut sicher sein und mit hilfe von individuellen Benutzerrechten ausgestattet.

Kosten: Steht die Anschaffung und das Betreiben der Software im Verhältnis zu Ihren Einsparungen und Arbeitserleichterungen? Passen die Kosten in Ihr Budget?

Welche Bereiche gibt es in der Personalabteilung?

Personalarbeit besteht aus vielen Teilbereichen. Jede Software hat hier ihre Stärken und Schwächen bzw. hat sich auf bestimmte Teilbereiche spezialisiert. Eine andere Gruppe von HR-Software ist modular aufgebaut und man kann die gewünschten Bereiche auswählen. Natürlich muss zunächst einmal wissen, welche Bereiche es gibt und sich Gedanken darüber machen, welche Bereiche für den eigenen Betrieb wirklich wichtig sind. Hier eine Übersicht der wichtigsten Teilbereiche im Rahmen der HR-Arbeit:

Hauptbereiche:
Personalstammdaten & Digitale Personalakte
Vergütung (Lohnabrechnung)
Zeiterfassung
Recruiting & Onboarding (Bewerbung & Einarbeitung)
Offboarding (Kündigungsabwicklung)
Dienstplanung
Jahresbeurteilung
Berichtswesen

Nebenbereiche:
Betriebliche Weiterbildung
Personalentwicklungsplanung
Zielvereinbarungen
Zeugnisgenerator
Ausbildungsmanagement
Reisekostenabrechnung
Terminmanagement
Arbeitsvertragsmanagement
Dokumentenmanagement
Social Collaboration

Machen Sie sich genaue Gedanken darüber, welche Bereiche Ihnen besonders wichtig sind und was sie wirklich brauchen. Wählen Sie dann entsprechend eine Software, deren Stärken genau in diesen Bereichen liegen. Mit modularen Systemen können Sie Arbeitsbereiche auch nach und nach hinzunehmen und so die Möglichkeiten stets erweitern und ausbauen.

Moderne Software wird als SAAS angeboten

Früher war das Kaufen einer Software der Standard. Man erwarb eine Lizenz, erhielt eine DVD zugeschickt und installierte die Software auf dem eigenen PC. Jedes Jahr wurden Updates veröffentlicht, die man jedes Mal wieder neu kaufen musste.

Heutzutage läuft alles in der Cloud. Man nutzt SAAS (Software as a Service). Die eigentliche Software liegt dabei nicht auf dem eigenen Computer. Man greift auf die Funktionen mittels Internetbrowser zu. Man mietet die Software sozusagen und kann die Vorteile eines ständig aktuellen Systems nutzen. Meistens erfolgt die Berechnung in einem Abosystem pro Benutzer oder Mitarbeiter.

Anbieter von HR-Software

Nachfolgend finden Sie Links zu Anbietern von Personalverwaltungssoftware. Schauen Sie sich die Angebote und Möglichkeiten an und wählen Sie dann den für Sie richtigen Anbieter aus:

https://www.rexx-systems.com/
https://www.personio.de/
https://www.perbit.com/
https://www.hrworks.de/

Zusammenfassung

Um die Lockdown Zeit effektiv zu nutzen und sich für die Zukunft noch besser aufzustellen, sollte man über die weitere Digitalisierung des Betriebes Gedanken machen. Ein Bereich ist die Personalarbeit, die bekanntermaßen stets viel Zeit in Anspruch nimmt – von der Ausschreibung von neuen Stellen, über die Auswahl von Bewerbern, das Erstellen von Lohnabrechnungen, die Dienstplanung bis hin zum Berichtswesen und der Digitalen Personalakte. Prüfen Sie dabei genau, welche Anforderungen Sie haben und was Sie wirklich brauchen.

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