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#353 Optimieren Sie Ihre Öffnungszeiten

Jetzt ist die perfekte Zeit, um einmal über die Öffnungszeiten nachzudenken, diese zu analysieren und zu optimieren. Während des normalen Betriebes ist dies oft viel schwieriger. Die Öffnungszeiten haben einen enormen Einfluss auf das Geschäft, den Umsatz und insbesondere den Gewinn. Ist das Restaurant nämlich “zu viel” geöffnet (also zu Zeiten, in denen praktisch kein oder nur wehr wenig Umsatz gemacht wird) verliert man eine Menge Geld durch unnötige Personal- und Betriebskosten. Ist das Restaurant hingegen “zu wenig” geöffnet, verliert man Geld durch entgangenen Umsatz. Hier kommt es auf das Feintuning an.

Was muss man beachten?

Zunächst einmal muss man sagen, dass es kein Universalrezept für alle Restaurants, Cafés, Bars, Imbissbuden, etc. gibt. Die Öffnungszeiten müssen sehr individuell betrachtet und analysiert werden. Dabei ist jedoch die Betrachtung eines Bereichs für alle gleich: Jedes Kassensystem sollte die Möglichkeit haben, den Umsatz pro Stunde des Tages und pro Wochentag anzuzeigen. Betrachten Sie hierbei einen längeren Zeitraum z.B. 6 oder 12 Monate (des Vorjahres) . Zusätzlich erstellt am einen Bericht über die Verteilung des Umsatzes je Wochentag – ebenfalls über einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten. Mit diesen beiden Berichten kann man nun die optimalen Öffnungszeiten erarbeiten.

Umsatz je Wochentag

Angenommen Ihr Betrieb hat bisher keinen Ruhetag und ist somit jeden Tag geöffnet. Nun stellen Sie aber anhand des Berichts fest, dass der Montag mit Abstand den geringsten Umsatz ausweist. Hier sollten Sie überlegen, ob es nicht Sinn macht, montags zu schließen. Dies kann sehr viele Vorteile haben. Zum einen haben Ihre Mitarbeiter stets einen festen Tag frei (was diesen bei der persönlichen Planung ihrer Freizeit enorm helfen kann). Vielleicht stellen Sie aber auch fest, dass der Montag und der Dienstag stets weit hinter den anderen Tagen zurückliegen. Zwei feste freie Tage können in besonderem Maße bei der Erstellung des Dienstplans helfen. Sicher könnten Sie zudem Mitarbeiter einsparen, da nicht mehr 7 Tage, sondern nur noch 5 Tage abgedeckt werden müssen.

Hier ein Rechenbeispiel dazu: Bisher haben Sie 7 Tage von 10 Uhr bis 23 Uhr geöffnet – also 13 Stunden täglich. Somit müssen Sie 2 Schichten pro Tag mal 7 Tage abdecken – sagen wir mit jeweils 6 Personen (Küche und Service). Das macht 2x6x7= 84 Schichten. Ein Mitarbeiter kann 5 Schichten pro Woche machen. Somit brauchen Sie insgesamt 17 Mitarbeiter insgesamt. Beachtet man noch den Urlaub, wären es statistisch betrachtet sogar noch 1 bis 2 mehr. Aber bleiben wir in unserem Beispiel einmal bei den 17 Mitarbeitern. Angenommen die Mitarbeiter verdienen im Durchschnitt 2.000 Brutto im Monat (plus 35% Sozialabgaben), dann kommen knapp 46.000 Euro an Personalkosten pro Monat zusammen.

Nun die Betrachtung mit 5 Öffnungstagen pro Woche: Wieder 2 Schichten pro Tag mal 5 Tagen bei 6 Personen pro Schicht: 2x5x6 = 60 Schichten oder 12 Mitarbeiter, die dann nur noch 32.500 Euro zusammen pro Monat verdienen. Sie sparen also 13.600 Euro pro Monat. Mal ganz abgesehen von dem enorm erleichterten Schreiben des Dienstplans, da ja die 2 freien Tage pro Woche bereits klar sind.

Als nächstes schauen Sie sich die Werte an den beiden Tagen mit dem geringsten Umsatz (oft Montag und Dienstag) an. Ziehen Sie von dem Nettoumsatz einmal pauschal 30% Wareneinsatz und 30% Allgemeinkosten (Strom, Wasser, Miete, etc.) ab und berechnen Sie den durchschnittlichen Monatsumsatz (da wir ja in dem Bericht einen längeren Zeitraum berücksichtigt hatten). Von dem verbleibenden Betrag ziehen Sie nun noch die berechnete mögliche Einsparung an Personalkosten (13.600 Euro ab). Ist der Betrag nun immer noch positiv, macht es für Sie vielleicht nicht unbedingt Sinn, 2 Tage zu schließen. Ist der Betrag jedoch stark negativ, macht es großen Sinn!

Umsatz je Stunde des Tages

Jetzt geht es an das Feintuning. Dazu schauen Sie sich den Umsatz je Stunde (des Tages) über einen längeren Zeitraum an. Um bei dem obigen Beispiel zu bleiben: Angenommen Sie haben von 10:00 bis 23:00 Uhr geöffnet. Anhand des Berichtes stellen Sie fest, dass die Zeit von 10:00 bis 11:00 Uhr, sowie 14:00 bis 15:00, 15:00 bis 16:00 Uhr und 16:00 bis 17:00 Uhr mit Abstand die geringsten Umsätze ausweisen. Bei Ihnen herrscht also klassisches Mittags- und Abendgeschäft. Was kann man mit dieser Erkenntnis anfangen?

Hier können Sie sehr verschiedene Schlussfolgerungen ziehen und Maßnahmen ableiten. Sie könnten die Öffnungszeiten pro Tag straffen und diese z.B. ändern zu: 11:00 Uhr bis 14:00 Uhr und 17:00 Uhr bis 23:00. Sie sparen pro Tag 4 Stunden ein. Diese könnten zur Optimierung des Personalbedarfs eingesetzt werden und/oder zur Änderung des Dienstplans (Teildienste). Pro Tag haben Sie somit nur noch 9 Stunden geöffnet, was mit einem “Satz” an Mitarbeitern (inkl. Pausen) bewerkstelligt werden könnte und nicht mehr mit 2 Schichten.

Hier die Berechnung dazu: 6 Personen x 7 Tage x 1 Schicht = 42 Schichten oder 9 Mitarbeiter (bei 5 Schichten pro Person). Im Gegensatz zu vorher (46.000 Euro) bedeutet dies eine Einsparung an Personalkosten von bis zu 50% oder 23.000 Euro!!!

Natürlich ist diese Berechnung im “wahren Alltag” nicht ganz so einfach und geradlinig. Es sind ja auch Vor- und Nachbereitungen zu machen, sowie Urlaubs- und Krankheitszeiten abzudecken. Nichtsdestotrotz zeigt die Berechnung den richtigen Weg auf.

Fazit

Das muss man sich mal auf der Zunge zergehen lassen … nur weil man hier und da ein wenig an den Öffnungszeiten pro Tag dreht, kann man bis zu 50% der Personalkosten sparen. Kombiniert man diese Optimierung mit den Öffnungstagen, sind weitere Einsparungen möglich. Man verliert zwar etwas Umsatz, steigert jedoch dennoch den Gewinn um ein Vielfaches.

Umgekehrte Herangehensweise

Man kann natürlich auch umgekehrt an das Thema herangehen und seine Öffnungszeiten erweitern bzw. versuchen, die (durch den Bericht erkannten) schwächeren Zeiten zu beleben.

Öffnungszeiten erweitern: Sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Öffnungszeiten hingegen zu erweitern, gelten praktisch die selben Regeln und Berechnungen wie zuvor, nur eben dann umgekehrt. Sie können leicht ausrechnen, wie viel Umsatz Sie in den hinzugekommenen Zeiten machen müssen, damit sich eine Erweiterung auch wirklich lohnt.

Schwächere Zeiten beleben: Nachdem man erkannt hat, welche Zeiten eher schwächer sind, als der Rest des Tages bzw. der Rest der Woche, könnte man durch die Erweiterung der Speisekarte (z.B. Aufnahme eines erweiterten Kaffee- und Kuchenangebotes für nachmittags) und/oder diversen Marketingmaßnahmen versuchen, diese Zeiten zu stärken. Berechnen Sie einfach, wie viel Umsatz Sie benötigen, um diese Zeiten lukrativ zu machen und entscheiden Sie dann, ob es Ihnen möglich erscheint, diese Werte zu erreichen. Es geht am Ende immer um den Deckungsbeitrag. Kann in einer Zeitspanne genügend Umsatz generiert werden, um die Kosten zu decken und Gewinn zu machen?

Die richtige Balance finden: Wie Sie sehen können, geht es immer um die richtige Balance. Wo kann ich Einsparungen machen? Wo kann die den Dienstplan optimieren? Wo ist guter Gewinn zu machen? Wo finden sich gute Möglichkeiten zur Umsatzerweiterung? Wo ist es sinnvoll die Zeiten zu verringern? Es ist gar nicht so einfach, das richtige Gleichgewicht all dieser Aktionen zu finden. Manche schließen sich aus, andere ergänzen sich. Manche führen zum Erfolg, andere hingegen kosten Geld. Machen Sie eine umfangreiche Analyse bevor Sie handeln. Jeder Fehler hierbei könnte Sie bares Geld kosten oder einen umgekehrten Effekt haben von dem, was man eigentlich beabsichtigt hat.

Was muss man sonst noch berücksichtigen?

Insbesondere für die Erweiterung der Öffnungszeiten (aber auch in allen anderen Fällen) müssen weitere Aspekte berücksichtigt werden. Hierzu ein Beispiel:

Durch den Bericht (aber natürlich auch durch Ihre Erfahrung) stellen Sie fest, dass die Wochenenden weit unter dem Durchschnitt liegen. Ihr Restaurant liegt in einer Business Location mit vielen Büros. Ihre Gäste sind hauptsächlich Geschäftsleute, die zum Lunch oder nach der Arbeit zum Essen kommen. An Wochenenden ist die Gegend eher unbelebt. Hier wird es wenig Sinn machen, zu versuchen die Wochenenden zu beleben. Man sollte also sehr über die Optimierung der täglichen Öffnungszeiten nachdenken, da vermutlich auch in den Nachmittagsstunden wenig Betrieb ist.

Hier noch ein Beispiel: Ihr Restaurant liegt in einem belebten Stadtteil an einer vielbefahrenen Straße mit zudem viel Fußgängerverkehr. Hier könnte es großen Sinn machen, Ihr Haus auch zum Frühstück schon zu öffnen und das Nachmittagsgeschäft durch ein hausgemachtes Kuchenangebot zu ergänzen.

Es geht also stets um vier Dinge:

1. Das Konzept Ihres Hauses
2. Lage, Lage, Lage
3. Zielgruppe
4. Speisenkarte (Speisenangebot)

Handelt es sich bei Ihrem Restaurant eher um ein Fine Dining, wird die Erweiterung um ein Frühstücksangebot einfach nicht passen. Auch Kaffee und Kuchen (außer man hat tolle, ausgefallene Ideen) scheinen eher unpassend. Kein Gast wird erwarten, dass Sie auch nachmittags geöffnet haben, sondern rein zu den Mittagsstunden und zum Dinner.

Wie bereits zuvor in Beispielen aufgezeigt, ist auch die Lage für bestimmte Entscheidungen wichtig. Liegt das Restaurant in einem Gebiet mit hauptsächlich Büros muss man natürlich ganz anders entscheiden, als in einem Ausflugslokal am Waldrand. Manche Lagen schließen eine Optimierung bestimmter Zeiten einfach aus – hier macht nur eine Reduzierung und Optimierung Sinn.

Wen will man mit seinem Restaurant ansprechen. Dies steht natürlich auch in engem Zusammenhang mit dem Konzept. Spricht man Geschäftsleute an, müssen ganz andere Entscheidungen in Bezug auf die Öffnungszeiten getroffen werden, als in einem Familienrestaurant.

Natürlich hat auch das Speisenangebot einen großen Einfluss auf die Öffnungszeiten. Hat man den ganzen Tag geöffnet, bietet aber kein Kuchen oder ähnliches für nachmittags an, ist der Misserfolg vorprogrammiert. Auch zu bedenken, ist der Vorbereitungsaufwand für die Speisen. Handelt es sich um ein Restaurant mit frischer Küche bei der die Zutaten mit großem Zeitaufwand vorbereitet werden müssen, muss man den Dienstplan natürlich ganz anders gestalten und braucht mehr Personal als bei einem Restaurant mit Convenience Food.

Kommunikation & Marketing

Natürlich dürfen Sie nicht vergessen, die geänderten Öffnungszeiten auch zu kommunizieren. Dies betrifft viele Bereiche:

> Drucksachen (Flyer, Visitenkarten …)
> Eigene Website
> Facebook und Co.
> Tripadvisor und andere Bewertungsportale
> Google Business
> Restaurantverzeichnisse in denen Sie mit den Öffnungszeiten gelistet sind

Dies kann teilweise sehr aufwendig sein. Seien Sie also ganz sicher, bevor Sie Öffnungszeiten ändern. Schließlich soll sich der ganze Aufwand am Ende auch lohnen. Viel Erfolg.

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