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Welche technischen Geräte braucht ein Unternehmen?

Die Digitalisierung ist aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Das gilt für Büros ebenso wie für Gastrobetriebe. Deswegen ist es wichtig, dass moderne Unternehmen eine hochwertige technische Ausstattung zur Verfügung haben. Diese dient der internen und externen Kommunikation, der Datenverwaltung und der Sicherheit im Unternehmen. Welche technischen Geräte unbedingt vorhanden sein sollten und welche Dienste sie für einen Betrieb leisten, erklärt dieser Artikel.

PCs und Laptops

Moderne PCs und Laptops gehören mittlerweile zum Standard-Equipment eines jeden Unternehmens. Sie werden für die Erstellung unterschiedlichster Dokumente ebenso gebraucht wie für die E-Mail-Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden oder die Erstellung von Präsentationen und Speisekarten. Damit die Geräte mit neuen Anwendungen problemlos arbeiten und für eine möglichst große Zahl unterschiedlicher Aufgaben geeignet sind, sollten sie regelmäßig aktualisiert und gegebenenfalls modernisiert werden.

Während im Büroalltag Stand-PCs gute Dienste leisten, sind im Vertrieb und bei der Kundenakquise Laptops von großer Bedeutung. Mit diesen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, von überall auf die Unternehmensdaten zuzugreifen und diese beispielsweise im Kundengespräch zu nutzen. Außerdem können vor Ort direkt wichtige Daten aufgenommen und ins System eingetragen werden. Nicht zuletzt bieten sich solche Laptops an, um Verträge Kunden genau zu erstellen und sich oder den Kollegen später eine Menge Arbeit zu ersparen.

Telefonie

Das Thema Telefonie spielt nach wie vor eine große Rolle für Unternehmen. Gerade wer Service Hotlines anbietet, eine Telefonakquise organisiert oder Umfragen durchführt, ist auf eine exzellente Telefonanlage angewiesen. Ebenso sind Gastrobetriebe für die Aufnahme von Bestellungen oder die Tischreservierung auf eine zuverlässige Telefonanlage angewiesen. Aber auch für die interne Kommunikation ist es praktisch, verlässliche und moderne Geräte zur Verfügung zu haben. Hilfsmittel wie Headsets helfen dabei, für eine optimale Kommunikationsumgebung zu sorgen und sich voll auf das jeweilige Gespräch konzentrieren zu können.

Während sich die Art des Telefonierens und Kommunizierens kaum verändert hat, kommen heutzutage ganz andere Gerät zum Einsatz als früher. So hat das Thema IP-Telefonie eine große Relevanz gewonnen. Das Telefonieren über das Internet ist besonders störungsarm und ermöglicht eine effiziente Kommunikation. Von Cloud Telefonanlagen bis hin zu Business Internetanschlüssen stehen vielfältige Lösungen zur Verfügung. Insbesondere SIP Telefone der Deutschen Telefon sind in vielen Unternehmen anzutreffen, weil sie für hohe Qualität und Zuverlässigkeit stehen.

Wird ein Drucker oder Faxgerät noch benötigt?

Im Rahmen der Digitalisierung geht der Trend klar hin zum papierlosen Büro. Das bedeutet, dass wichtige Dokumente und Unterlagen nicht mehr in Ordnern vor Ort abgeheftet werden, sondern in digitaler Form auf Rechnern oder in der Cloud vorliegen. Auch die Korrespondenz mit Kunden und Kooperationspartnern erfolgt immer seltener schriftlich per Brief, sondern E-Mails kommen zum Einsatz. Ebenso werden viele Dokumente gar nicht mehr ausgedruckt und bearbeitet, sondern liegen ausschließlich in digitaler Form vor und können leicht versendet oder mit Hilfe bestimmter Tools von größeren Teams bearbeitet werden.

Unternehmen müssen sich daher überlegen, ob sie noch einen Bedarf für Geräte wie Drucker, Faxgeräte und Scanner haben. Wer bereits mitten in einer digitalen Transformation steckt und immer weniger Papier benötigt, kann sich kontinuierlich von solchen Geräten verabschieden. Wer jedoch digitale Kanäle (noch) nicht nutzt, ist auf entsprechende Hilfsmittel angewiesen. Hier stellt sich dann die Frage, ob verschiedene Einzelgeräte angeschafft werden sollen, oder ob Multifunktionsgeräte für den eigenen Arbeitsbereich besser geeignet sind.

Mobile Endgeräte

Die Digitalisierung der Arbeitswelt ermöglicht ganz neue Formen der Zusammenarbeit. So gewinnt das mobile Arbeiten an Bedeutung. Das betrifft den Trend hin zum Homeoffice ebenso wie Arbeiten von unterwegs oder direkt beim Kunden. Damit dies funktioniert und die Belegschaft immer Zugriff auf die Unternehmensdaten und das Internet haben, sollten hochwertige mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets angeschafft werden.

Wie bei den PCs und Laptops kommt es auch hierbei darauf an, dass diese möglichst modern sind und gegebenenfalls ausgetauscht werden, wenn sie ihren Dienst getan haben. Nur dann können mit entsprechenden Geräten moderne Apps und digitale Tools für die Arbeit genutzt werden und die Kommunikation mit Kollegen oder Kunden gelingt. Gerade bei mobilen Endgeräten ist entscheidend, dass diese hohe Sicherheitsstandards erfüllen, um dem Datenschutz gerecht zu werden und sowohl personenbezogene Kundendaten als auch vertrauliche Unternehmensdaten zu schützen.

Luftbefeuchter, Klimaanlage und Rauchmelder

Das Thema Sicherheit am Arbeitsplatz sollte in jedem Unternehmen großgeschrieben werden. Auf diese Weise wird einerseits die Gesundheit der Belegschaft geschützt und Unfälle und Verletzungen vermieden. Auf der anderen Seite sorgen Sicherheitskonzepte und entsprechende Geräte dafür, dass die Unternehmenswerte geschützt sind und weder kostbare Maschinen noch unwiederbringliche Firmendaten verlorengehen können.

Luftbefeuchter sind hilfreiche Geräte, weil sie das Klima in jedem Arbeitsumfeld positiv beeinflussen. Eine zu geringe Luftfeuchtigkeit sorgt dafür, dass die Atemwege leiden und dass das Immunsystem geschwächt wird. Entsprechend sollte die Luftfeuchtigkeit in einem Raum immer zwischen 40%-60% gehalten werden. Ebenso wichtig ist es, mit einer Klimaanlage zu arbeiten, um eine Überhitzung während der Sommermonate zu vermeiden. Rauchmelder sorgen schließlich dafür, dass Brände rechtzeitig entdeckt werden und das unmittelbar Löschmaßnahmen ergriffen oder die Mitarbeiter evakuiert werden.

Fazit

Die technische Ausstattung eines Unternehmens entscheidet maßgeblich darüber, ob dieses erfolgreich sein wird. Hierbei gibt es jedoch kein allgemeingültiges Konzept, dass für jede Firma und jede Branche gleichermaßen gilt. Ein Büro ist auf andere Geräte angewiesen als ein Gastronomiebetrieb. Deswegen ist es wichtig, ein individuelles Technikkonzept zu erstellen. Hier muss sich die Unternehmensleitung überlegen, welches technische Equipment benötigt wird und auf welches verzichtet werden kann. Hierfür ist es erforderlich, die mittel- und langfristigen Unternehmensziele zu kennen, um einschätzen zu können, welche Geräte sich anbieten. Außerdem muss ein konkretes Budget bestimmt werden, um definieren zu können, welche Geräte für den Betrieb überhaupt in Frage kommen.