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Kartenzahlung: Vergleichen der Anbieter & Verträge

Bei der Kostenoptimierung in der Gastronomie spielt auch das bargeldlose Zahlungsverhalten Ihrer Gäste eine Rolle. In unserem Artikel -> “Machen Sie es den Gästen leicht, Geld auszugeben” empfehlen wir, so viele Kreditkarten wie möglich bzw. für Sie passend zu akzeptieren. Aber kennen Sie auch die Unterschiede bzw. Vor- und Nachteile der verschiedenen Varianten der Kartenzahlung?

+ Fester Vertrag oder flexibel ohne Grundgebühren?
Grundsätzlich gibt es zwei Optionen, um Kartenzahlungen der Gäste entgegen zu nehmen: Den klassischen Akzeptanzvertrag mit einem spezialisierten Dienstleister und dem typischen Kartenlesegerät oder die in den letzten Jahren auf den Markt gekommenen neuen Anbieter mit kleinen Lesegeräten, die man z.B. mit dem Smartphone oder Tablet koppelt. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile

+ Vor- und Nachteile fester Vertrag
Früher wurden die Verträge für eine Laufzeit von 48 oder 60 Monaten geschlossen. Mittlerweile gibt es aber auch viele Anbieter, die schon für 12 oder 24 Monate günstige Angebote für das Akzeptieren von EC- und Kreditkartenzahlungen machen. Dennoch schließt man einen Vertrag ab, der rechtzeitig gekündigt werden muss, wenn man den Anbieter wechseln will. Die Flexibilität bleibt also etwas auf der Strecke.

Zudem kommen Laufzeitverträge immer mit gewissen monatlichen Fixkosten daher. Dazu gehört die Miete für das Kartenlesegerät und eine Servicepauschale. In der Regel fallen dafür ca. 10-15 Euro monatlich an. Zusätzlich fallen Kosten pro Kartenzahlung an, die bei ca. 0,25-0,3% des zu bezahlenden Betrags liegen.

Vorteil ist, dass die Kartenlesegeräte meist besser funktionieren als ihre modernen, kleinen Konkurrenten und unabhängig von bestimmten Kassensystemen oder Smartphones betrieben werden können.

+ Vor- und Nachteile vertragsfreie Lesegeräte
Der große Vorteil sind die nicht existenten Fixkosten. Für Gastronomiebetriebe, die nur wenige Kartenzahlungen pro Monat entgegennehmen, ist das ein echter Vorteil, weil man so dutzende Euro pro Jahr spart gegenüber dem Laufzeitvertrag. Zudem ist die Abrechnung sehr simpel – es gibt nämlich nur einen Preis für alles. Dieser liegt (Stand 03/2018) in der Regel bei 0,95% für EC-Karten und 2,75% für Kreditkarten. Als Gastronom muss man sich also nicht mit verschiedensten Positionen, wie Lesegerätmiete, Servicepauschale, Transaktionspreis etc., beschäftigen.

Ein Nachteil der Systeme ist, dass Sie oft das Tablet blockieren: „Einer unserer Kunden betreibt ein recht großes Restaurant. Das Kartenzahlungsverfahren lief über ein vertragsfreies Gerät mit Kopplung am iPad. Über das iPad lief aber auch die Kassensoftware. Jedes Mal, wenn ein Kunde mit Karte bezahlen wollte, musste die App auf dem Tablet gewechselt werden und für diesen Zeitraum konnten keine Bestellungen eingetippt oder abgerechnet werden.“, berichtet Milan Klesper, Gründer des Dienstleisters -> Bezahlexperten (externer Link) von seinen Erfahrungen.

+ Vergleich: Vertrag vs. Kein Vertrag
Die Vertragsangebote haben Fixkosten, dafür aber auch günstigere Transaktionsgebühren. Eine Gegenüberstellung:

Es wird schnell klar: Wer pro Monat viele Kartenzahlungen abwickelt, ist mit einem Laufzeitvertrag und den damit einhergehenden günstigeren Gebühren für die Abwicklung von EC- und Kreditkartenzahlungen besser bedient.

Für Gastrobetriebe, wie z.B. einen Pizza-Lieferdienst, der nur im Not- bzw. Ausnahmefall beim Kunden die Kartenzahlung akzeptieren möchte anstelle des Bargelds, lohnt sich hingegen die Einfachheit und Flexibilität der Anbieter ohne Vertrag.

+ Optimieren Sie Ihre Kosten der Kartenzahlung
Die Branche befindet sich im stetigen Konkurrenzkampf und Preissenkungen und/oder kundenfreundlichere Angebote, wie z.B. kürzere Vertragslaufzeiten, werden regelmäßig auf den Markt geworfen. Optimieren Sie daher Ihre Kosten, indem Sie alle 2-3 Jahre den Anbieter vergleichen und sich vor allem anhand der Anzahl der Kartenzahlungen ein genaues Bild verschaffen, welche Variante für Sie die beste ist.

Wichtig auch zu wissen: Die Akzeptanz von Kreditkarten ist unabhängig von der Akzeptanz von EC-Karten und dem Vertrag. Das bedeutet: Die Miete eines Kartenlesegeräts, die Grundgebühr und die EC-Kartenzahlung sind bei einem Vertrag immer miteinander verbunden. Nicht aber die Annahme von Kreditkarten! Wenn Anbieter A also Top-Konditionen für Lesegerät und EC-Zahlung bietet, aber bei den Kreditkarten recht teuer ist, können Sie in den meisten Fällen recht einfach bei Anbieter B oder C Vergleichsangebote für die Annahme von VISA, MasterCard, American Express und Co. einholen und für diesen Bereich den Dienstleister wechseln. Dies funktioniert, ohne dass das Kartenlesegerät getauscht oder von Ihnen umprogrammiert werden muss.